事業を静かに支えるバックオフィスサポート
成長中の企業には、必ず発生するものの、最も報酬の高い人材が担う必要のない業務が積み重なっていきます。メールの仕分け、スケジュール管理、データ入力、受注処理、書類対応、取引先との調整などです。これをコアチームに任せたままにしておくと、事業を実際に成長させる時間がじわじわと削られていきます。
Next Staffing Groupは、フィリピンとラテンアメリカから選考済みのオフショア人材をこの業務層に配置します。貴社のツールに組み込まれ、貴社の稼働時間に合わせ、専任アカウント担当が管理します。結果として、シニア人材は時間を取り戻し、運用の仕組みは誰かが見張っていなくても回るようになります。
バックオフィスサポートの対応範囲
バックオフィスサポートは、意図的に幅広くカバーする設計になっています。以下は、コアチームがより付加価値の高い業務に集中できるよう、お客様が特によく委託される業務です。
事務サポート
メール・カレンダー管理、書類作成、ファイル整理、出張手配、そして経営層が細部の業務に埋もれずに済むための日常的な事務業務です。
データ入力・管理
正確かつ大量のデータ入力、CRMやデータベースの維持管理、リストのクリーニング、記録管理を、一貫した品質チェックのもとで実施します。
スケジュール管理・調整
アポイントメント設定、配車・スケジューリング、会議調整、そして多忙な業務を時間どおりに進めるためのロジスティクス業務です。
受注・取引処理
受注入力、請求書対応、返品・例外処理、そしてeコマースやオペレーションのバックオフィス業務です。
顧客・取引先対応
メール・チャット対応、取引先へのフォローアップ、そしてチームの手を煩わせずに関係性を維持するための日常的なコミュニケーション業務です。
リサーチ・ドキュメント整備
市場調査・見込み客調査、リスト作成、プロセスのドキュメント化、SOP（標準作業手順書）の整備を行い、業務を属人化させず再現可能にします。
バックオフィスサポートで採用できる主なポジション
バックオフィス業務のご依頼は、主に以下の職種で対応します。各職種には詳細ページがあり、業務内容、必要スキル、コスト、採用方法をご紹介しています。
バーチャルアシスタント
事務、メール対応、スケジュール管理、リサーチ、積み重なる定型業務を担うゼネラリスト型VAです。
職種を見る R2エグゼクティブアシスタント
創業者や経営層のスケジュール、メール対応、出張手配、プロジェクトを管理するシニアEAです。
職種を見る R3カスタマーサポート担当
メール、チャット、チケット対応で、応答時間を短く保ち、顧客満足を維持します。
職種を見るデータ入力・オペレーション事務員
高精度なデータ入力、CRM維持管理、受注処理、記録管理を担当します。
スケジュール・配車コーディネーター
サービス業向けのアポイントメント設定、配車、カレンダー調整を担当します。
バックオフィス業務にオフショアが適している理由
バックオフィス業務は定型的でプロセス化されており、タイムゾーンにも柔軟に対応できます。そのため、オフショア人材の活用を始めるうえで、最もリスクが低く、効果の高い領域です。
最も明確なコストメリット
事務・オペレーション職は、業務の価値に対して現地採用のコストが割高になりがちです。オフショアはそのギャップの大部分を即座に埋め、選考済みの人材であれば品質が落ちることもありません。
数週間で効果を実感
効果はすぐに現れます。バックオフィス人材の多くは、10〜20日以内にショートリストの選定と初回稼働開始までたどり着くため、今四半期中の滞留業務の解消にも十分間に合います。
貴社の都合に合わせた稼働体制
貴社の稼働時間に合わせてリアルタイムで重なる時間帯を確保することも、フォロー・ザ・サン方式で夜間も業務を進めることも可能です。両地域から人材を配置しているため、貴社に合わせた選択肢をご用意できます。
コストの高い時間を解放
コアチームから定型業務を一つ手放すごとに、収益につながる業務に充てられる時間が生まれます。バックオフィスのオフショア化は、経営層のリソースを取り戻す最も早い方法です。
属人的な奮闘ではなく、安定した運用
選考済みの人材とドキュメント化されたプロセスが組み合わさることで、属人的で不安定な業務が再現可能な仕組みに変わります。専任アカウント担当が水準の高さを維持します。
スムーズな増減対応
季節的な繁忙期や成長による業務増にも、人材の追加や調整で柔軟に対応できます。現地で過剰採用し、業務量が減った際に人員削減する必要はありません。
採用の際にご期待いただけること
バックオフィスのオフショア化が機能するのは、契約全体を当社がマネジメントするからです。貴社は業務を委託するだけで、ソーシング、選考、コンプライアンス、日々の関係管理はすべて当社が担います。
業務の整理
チームから切り離したい定型業務、使用ツール、カバーが必要な稼働時間を洗い出します。
ソーシング・選考
正確性、英語力、ツールへの習熟度、信頼性を審査します。貴社にご確認いただくのは選考済みの最終候補者のみです。
ツールへのオンボーディング
ドキュメント化されたSOPに沿って、貴社のシステム内で稼働を開始します。引き継ぎがスムーズで、業務も再現可能になります。
マネジメント・拡大
専任アカウント担当が品質管理と定期確認を担当します。フィットが確認できれば業務範囲を拡大でき、その間も交代要員を無制限でご利用いただけます。
バックオフィスサポートに関するよくあるご質問
どのようなバックオフィス業務を委託できますか？
定型的でプロセス化されている業務であれば、ほぼすべて対応可能です。メール・カレンダー管理、データ入力・CRM維持、スケジュール管理・配車、受注・請求処理、リサーチ・リスト作成、書類作成、取引先や顧客との調整など。再現可能なプロセスに沿っている業務であれば、人材を配置できます。
データ入力のような定型業務の品質はどのように担保していますか？
配置前に正確性と信頼性を審査し、ドキュメント化されたSOPに沿ってオンボーディングを行い、専任アカウント担当が品質管理と定期確認に責任を持ちます。定型業務こそ一貫したプロセスと監督が重要であり、それをすべての配置のマネジメント方法に組み込んでいます。
バックオフィス人材は貴社のタイムゾーンで稼働できますか？
はい、可能です。フィリピンとラテンアメリカから人材を配置し、貴社の稼働時間に合わせます。調整業務が多い場合はリアルタイムで重なる時間帯を、そうでない場合はフォロー・ザ・サン方式で夜間も業務を進める体制をお選びいただけます。
オフショア人材活用の最初のステップとして適していますか？
はい、最も一般的な出発点です。バックオフィス業務は定型的で、リスクが低く、成果を測定しやすいため、専門職・技術職・財務職へ展開する前に、まずこのモデルの効果を素早く検証できます。
採用した人材がフィットしなかった場合はどうなりますか？
契約期間内であれば、追加費用なしで交代要員を無制限にご用意します。そのため、バックオフィスでオフショア活用を試すことに採用リスクは伴いません。